Terminverwaltung mit Cal

Seit einigen Monaten arbeiten wir mit dem Open Source Buchungssystem Cal, einer Alternative zu Calendly.

In der ersten Testphase ist uns aufgefallen, dass einige GDPR Features leider noch nicht implementiert waren. Dazu gehörten z.B. entsprechende Felder für Datenschutzerklärung und Impressum sowie die Möglichkeit, abgesagte oder vergangene Termine zu löschen. Aus diesem Grund haben wir uns mit dem Support von Cal in Verbindung gesetzt und die Problematik geschildert, dass wir die Software sehr gerne nutzen würden, aber nur, wenn es auch eine Löschmöglichkeit gibt. Der Support hat relativ schnell reagiert und nachgebessert (vielen Dank an dieser Stelle). Seitdem ist Cal bei uns im Produktivbetrieb.

Warum benutzen wir Cal?

Cal wird für die Terminplanung verwendet. Wie viel Zeit kann man am Tag für die Terminfindung aufwenden, wann hat der Kunde/die Kundin Zeit? Wann sind alle für den Termin benötigten Personen anwesend? Wann hat jeder:r geantwortet? Die Kalender sind mit unserem Nextcloud Firmenkalender (ein Kalender, auf den alle Zugriff haben) und mit unseren individuellen Kalendern verknüpft. Haben wir Urlaub oder Zeit blockiert, wird in der Webansicht angezeigt, dass keine Termine verfügbar sind.

Besonders spannend ist, dass man in Cal auch mit Fragebögen arbeiten kann. D.h. wenn es einen Interessenten gibt, der ein Gespräch mit uns führen möchte und das zu einem bestimmten Thema (z.B. Interesse an WorkAdventure), können wir vorab einen Fragebogen erstellen, der ausgefüllt werden kann, so dass beide Seiten gut vorbereitet in das Gespräch starten können.

Team vs. Kollektivisti

Cal bietet uns die Möglichkeit, sowohl Teamevents besser zu planen, als auch für die einzelnen Kollektivisti ihre individuellen Termine besser im Griff zu haben. Bei uns kann jedes Teammitglied kann auf Wunsch auch seine eigene individuelle Buchungsseite nutzen.

Updates

Cal wird fast täglich aktualisiert, was es einerseits immer auf dem neuesten Stand hält, andererseits aber auch sehr wartungsintensiv macht.

Fazit

Cal erleichtert uns mittlerweile die tägliche Arbeit ungemein. Wenn auch euer Unternehmen Interesse an einer eigenen (selbstgehosteten) Cal-Instanz hat und Unterstützung bei der Einrichtung und späteren Pflege benötigt, könnt ihr euch gerne an uns wenden. Termine können unter https://book.fnordkollektiv.de vereinbart werden ;-)

Tags: #workadventure #bildung #backend

zurück zu den Artikeln